Stai per rientrare in ufficio o nella tua postazione in smart working? Questi ultimi mesi hanno messo a dura prova le tue capacità di organizzazione del lavoro? Niente paura, è del tutto normale. Siamo stati tutti provati da un 2020 complesso da gestire, e ora è il momento di recuperare le energie e riprendere le attività.
In questo articolo ti consigliamo cinque metodi che, applicati quotidianamente, ti possono aiutare a tornare al massimo della produttività. Buona lettura!
1. Organizza la sera prima i task per il giorno dopo. E parti da quelli più complessi.
“Il mattino ha l’oro in bocca”, dice un vecchio adagio. Ed è vero: solitamente siamo più concentrati nelle prime ore della giornata, complice la carica di energia che è ancora all’inizio.
Per questo dovresti portare a termine per primi i compiti più complessi, o quelli che per qualche ragione ti sono i più sgraditi: lascia le cose più semplici o più piacevoli per ultime, troverai più facilmente le energie per completarle.
Come fare per organizzare la giornata?
Ogni team ha il proprio stile, ma ciascuno dovrebbe utilizzare gli stessi strumenti di gestione dei progetti. Il team di Digital Dictionary utilizza Asana, ad esempio, che consente di impostare i task, assegnarli ad altri membri del team, schedularli e commentarli, codificarli con colori diversi e avere una visione d’insieme di tutte le attività da svolgere.
2. Dai la giusta priorità alle notifiche
Le nostre giornate sono così ricche di stimoli che spesso ci sentiamo in dovere di rispondere immediatamente alla mail che ci arriva, all’audio su whatsapp o al messaggio nella chattina dell’ufficio. Non solo: spesso interrompiamo ciò che stiamo facendo per rispondere a queste notifiche, e diveniamo “multitasking”: scriviamo una risposta al collega mentre stiamo preparando un’altra mail, guardiamo il telefono mentre siamo in call e così via. Crediamo di recuperare del tempo ma non è così. È stato ampiamente dimostrato che il nostro cervello non è multitasking, semplicemente conduce livelli di attenzione diversi ai diversi elementi, suddividendo le proprie energie. Ed è così che magari inviamo risposte non accurate o, sommando tutte le interruzioni fra un compito e l’altro, ci accorgiamo di aver impiegato più tempo del normale.
“Ogni cosa a suo tempo” significa valutare bene le priorità ed eseguire i compiti solo quando se ne ha l’effettiva possibilità. Ad esempio, non rispondere subito alle mail se queste interrompono il tuo flusso di lavoro: ritagliati dieci minuti a task terminato per dare una risposta ponderata e completa. Allo stesso modo, le notifiche che ti arrivano sui vari dispositivi (al netto delle urgenze) possono aspettare: impara ad occupartene solo dopo aver terminato ciò che stavi facendo. Questo è un modo sicuro per garantire la tua produttività.
3. Aiutati con le tecniche di organizzazione del tempo
Ci sono tantissime tecniche che possono aiutarti a gestire la tua giornata. La più famosa si chiama “Tecnica del Pomodoro” ed è nata per organizzare più che le attività stesse le pause, fondamentali per permettere alla nostra mente di ristorarsi e renderci più attenti e produttivi. In linea di massima questa tecnica funziona così:
- preparati per l’attività che devi svolgere, predisponendo in anticipo le risorse;
- imposta un timer a 25 minuti (il primo utilizzato era a forma di pomodoro, ecco perché si chiama “tecnica del pomodoro”);
- lavora senza distrarti, rimani concentrato e non preoccuparti dei minuti che scorrono, ci penserà il timer ad avvisarti quando scade il tempo;
- fai una pausa di 5 minuti appena scatta il timer;
- ripeti questo metodo per quattro volte, e poi prendi una pausa di 15 minuti.
4. Organizza il tuo spazio di lavoro
Prima di metterti a lavoro, dai uno sguardo alla tua postazione, sia che si tratti della scrivania dell’ufficio, sia dell’angolino ricavato in casa per lo smart working.
Si dice che i geni spesso siano disordinati, ma a tutto c’è un limite: se il piano di lavoro è sommerso dalle scartoffie e il disordine ti impedisce di scorgere le cose importanti al primo colpo, è il caso di fare un po’ di pulizia. Tra l’altro, è stato dimostrato che fare ordine tra le proprie cose comporta dei benefici che non sono solo di tipo pratico: aumenta la nostra serenità, la fiducia in se stessi, libera la mente, solleva dall’attaccamento al passato e valorizza le cose preziose.
Non devi trasformarti in un maniaco dell’ordine, ma solo riorganizzare il tuo spazio per non andare alla deriva. Puoi farlo ogni sera a chiusura della tua routine di lavoro, o al mattino prima di cominciare la giornata.
5. Impara a disinnescare
Durante la giornata di lavoro spesso siamo esposti ad attività e ritmi che possono causarci un po’ di stress. Quando siamo operativi tendiamo a non accorgercene, ma durante la giornata la compressione causata dalle attività potrebbe farsi sentire, manifestandosi con una minor capacità di concentrazione e vari dolori muscolo-scheletrici, oltre che affaticamento psicologico. Soprattutto in questo periodo post emergenza sanitaria, in cui tutti abbiamo fatto un uso maggiore della tecnologia per restare uniti e portare avanti le attività, può capitare di sentirsi mentalmente esausti.
La soluzione? Imparare a disinnescare. Concludi i compiti della giornata e impara a non trattenerti oltre l’orario di lavoro. Cerca di allontanarti dai dispositivi digitali e pensa al tuo corpo: esci a fare una passeggiata, cerca il contatto con la natura e lascia andare le tensioni della giornata.
Tantissimi leader al mondo, dal romanziere di successo Stephen King al guru di Apple, Tim Cook, praticano attività fisica quotidianamente. Perché non siamo solo fatti di attività cerebrali: anche il corpo ha bisogno di essere ascoltato.
In conclusione, sfruttando i consigli di questo articolo potrai ritornare alla piena operatività lavorativa, fissando obiettivi precisi e misurabili, organizzando la tua agenda e quella delle tue risorse, procedendo con ordine e migliorando la tua produttività sul lavoro.
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