Guida Pratica alla New Employee Onboarding Experience

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Vi è mai capitato di sentirvi disorientati durante un esperienza professionale? Molte volte si viene assunti per un nuovo ruolo e non si posseggono le coordinate giuste per capire “chi fa cosa”, per accedere ai diversi tool ed essere di supporto o per sentirsi professionalmente presenti.

Sicuramente, esperienze del genere, non lasciano un bel ricordo nelle persone e soprattutto si rischia di demotivare senza alcuna ragione anche chi potrebbe portare un grande valore al lavoro di tutti.

Capiamo bene, quindi, che impostare un percorso di inserimento nel quale si forniscano le coordinate di base a chi arriva è centrale per partire con il piede giusto.

Questo tipo di percorso si chiama “onboarding” che nella sua traduzione letterale significa proprio procedura di salita a bordo; questo processo raggruppa l’insieme delle informazioni e dei contenuti che ogni organizzazione fornisce, o dovrebbe fornire, alle proprie persone per entrare velocemente in impresa e diventare quanto prima operativi.

In questo articolo vedremo insieme alcuni elementi che rendono fondamentale questo processo, nello specifico:

1. Cos'è l'onboarding e perché è cruciale
2. Preparazione per il successo: pre-onboarding efficace
3. Vantaggi tangibili di un onboarding efficace

🐙 Le nuove dinamiche del mondo del lavoro hanno portato ad un'evoluzione significativa nelle necessità e aspettative dei dipendenti. Oggi, i lavoratori ricercano non solo la stabilità e la sicurezza nell'occupazione, ma anche un ambiente di lavoro che valorizzi la flessibilità, la crescita professionale e il benessere.

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1. Cos'è l'onboarding e perché è cruciale

L’attività di onboarding non è definita da una metodologia precisa, varia da azienda ad azienda perché è fortemente correlata al numero dei dipendenti e alla struttura gerarchica e funzionale e al modo di lavorare che caratterizza l’organizzazione stessa.

In generale però, possiamo dire che ci sono degli step fondamentali che ogni azienda dovrebbe percorrere in un percorso di onboarding virtuoso.

Vediamoli insieme:

• Orientamento aziendale: momento in cui si condividono missione, visione e cultura aziendale. In questa fase, solitamente gestita dall’HR Director o dall’Amministratore Delegato, le persone comprendono che tipo di aspettativa si ha su di loro.
• Formazione: questo secondo passaggio prevede che vengano fornite tutte le informazioni di base per l’accesso e l’uso dei tool aziendali affinché la persona possa cominciare ad affiancare i colleghi nelle attività lavorative vere e proprie.
  Inoltre, in questa fase, vengono condivise le procedure e i regolamenti aziendali così che le persone seguano i flussi corretti e sappiano come comportarsi in quello specifico contesto.
• Presentazione dell’organigramma aziendale: questa terza fase è cruciale per comprendere su chi impatta il proprio lavoro e quali sono le persone con le quali è fondamentale interagire. 

Ovviamente, poi, ogni azienda può scegliere se integrare questi step con altri passaggi come quelli legati alla gestione e valutazione delle performance, l’assegnazione di un buddy o altro. Ma questi tre momenti non possono mai mancare.

Purtroppo, dai dati riportati dalla società di sondaggi Gallup, emerge che solo il 12% dei dipendenti è soddisfatto dell'onboarding experience.

Mentre, chi ha vissuto un onboarding experience efficace, sostiene che quel posto di lavoro sia il migliore mai trovato.

Comprendiamo che, in un’epoca in cui reperire le figure migliori per le posizioni aperte in azienda è così complesso, diventa fondamentale investire tempo per formare e informare adeguatamente le persone nei primi giorni del loro ingresso in azienda perché questo sarà il primo tassello per la retention sul medio e lungo periodo.

2. Preparazione per il successo: pre-onboarding efficace

Ma è davvero necessario aspettare il primo giorno di lavoro per investire su una nuova persona?

In realtà no, sono sempre più numerose le imprese che si stanno attivando in processi di pre - onboarding.

Spesso i tempi di selezione, la gestione di preavvisi e i tempi di inserimento in azienda fanno sì che tra la formulazione dell’offerta economica e il vero e proprio ingresso nell’organizzazione possano passare anche tre mesi.

Sono mesi importanti, durante i quali il candidato potrebbe ripensarci, optare per altre opportunità e quindi abbandonare la proposta.

Attivarsi con un processo di onboarding antecedente al vero e proprio ingresso in azienda può prevenire questi elementi; questo processo anticipa al nuovo assunto alcuni elementi descritti in precedenza.

Possiamo condividere materiali e informazioni sull’organizzazione, video di presentazione dei colleghi e del manager che seguirà la nuova persona inserita, dati e nozioni necessari a comprendere in modo più pratico quella che sarà l’attività di ogni giorno.

Inoltre, possiamo iniziare anche un vero e proprio percorso di formazione e valutazione attraverso prove ed esercizi che indichino chiaramente al nuovo collega quella che sarà l’attesa in termini di prestazione.

Ovviamente tutto questo richiede un grande investimento di tempo e di risorse, come possiamo ottimizzarlo? 

Per diminuire l’effort dell’intero processo possiamo sicuramente sfruttare la tecnologia messa a disposizione dai Learning Management System che consentono di fruire di contenuti ma anche di svolgere veri e propri percorsi di apprendimento tramite prove e simulazioni.

Questo garantisce un minor sforzo per l’impresa che si dedica ad attivare i propri manager solo per gli incontri che richiedono presenza e affiancamento, ingaggiano da subito anche chi deve ancora approcciarsi all’azienda consentendo di comprendere cosa si fa e cosa ci si aspetta dalle persone e, soprattutto, di poter portare il proprio contributo dopo pochi giorni dal proprio inserimento.

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3. Vantaggi tangibili di un onboarding efficace

Come abbiamo potuto vedere nei paragrafi precedenti l’attività di onboarding è un elemento fondamentale per garantire la miglior Employee Experience possibile.

Permettere a chi accede al mondo del lavoro di ricevere da subito le informazioni e le comunicazioni necessarie per muoversi con contezza è importante perché le persone possano migliorare e incrementare davvero le proprie competenze sia in termini relazionali, sia in termini pratico operativi.

Definire e agire con cura un processo di inserimento permette alle persone di acclimatarsi più rapidamente nel proprio ruolo riducendo il tempo necessario per diventare produttivi (si veda articolo LinkedIn Solution); questo comporta vantaggi per l’organizzazione che ha un immediato riscontro rispetto al proprio investimento e consente alla persona di percepire la propria efficacia e il proprio impatto nel contesto.

Il mercato del lavoro impone ormai alle imprese di stare al passo con le necessità dei candidati, oggi più che mai è importante migliorare la qualità dell’Employee Life Cicle (ossia di tutta la storia professionale della persona dal suo ingresso al termine dell’attività lavorativa in quello specifico contesto) perché si possa attivare un vero e proprio processo di advocacy nei confronti delle imprese.

Inoltre, migliorare l’esperienza complessiva dei propri dipendenti, permette di ridurre il turn over perché impatta sul clima, sulle relazioni e sulla comunicazione tra le persone.

La nuova New Employee Onboarding Experience auspicata va oltre la semplice introduzione alle politiche aziendali e ai processi operativi, abbracciando l'opportunità di fornire ai nuovi membri del team gli strumenti necessari per affrontare le sfide in evoluzione del panorama lavorativo.

Attraverso programmi di onboarding ben strutturati, i dipendenti non solo apprendono le dinamiche interne dell'organizzazione, ma vengono anche guidati nella scoperta e nello sviluppo delle competenze chiave richieste per il successo futuro. In questo contesto, l'onboarding diventa un investimento strategico nella crescita professionale dei dipendenti, contribuendo a garantire che essi acquisiscano le abilità necessarie per rimanere rilevanti e competitivi nel panorama del lavoro in continua evoluzione. 

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