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10' di lettura

 

Avreste mai immaginato di vivere, personalmente e professionalmente, un tale momento di caos? Per chi come me si occupa anche di formazione, si sarà dovuto confrontare con un calendario lavorativo che, da un giorno all'altro, si libera quasi completamente. 

Come si reagisce in queste situazioni? Come si affronta e si impiega questo nuovo tempo? Come reagire alla naturale paura di essere trascinati dal vortice di una crisi economica? 

Non ho risposte certe. Vi condivido solo alcune mie riflessioni che probabilmente andranno a condizionare sia la mia attività imprenditoriale, sia quella di docente. 

Crisi sociale, crisi economica e nuovo tempo da impiegare utilmente: ecco le condizioni da cui partire. Sembrerà scontato, ma la prima cosa da evitare è il panico da urgenza. È molto difficile, anche se il nostro inconscio è naturalmente propenso allo spirito di sopravvivenza, tanto a livello personale, quanto a livello professionale. Questo non significa essere superficiali e tanto meno smettere di avere paura. Anzi, direi il contrario, perché il senso di urgenza può essere un ottimo alleato nella ricerca di valide soluzioni ai problemi che stiamo vivendo. Quindi, impieghiamo questo nuovo tempo per riflettere sulle possibili alternative che abbiamo. 

Il senso di urgenza può essere un ottimo alleato nella ricerca di valide soluzioni ai problemi che stiamo vivendo.

 

Io ho fatto proprio così. In meno di una settimana ho chiamato amici e professionisti che stimo come Alessandro Zollo di Great Place to Work, Simone Dal Pont di Gruppo YEC e Marco Tullio Giordano di LT-42. Ci siamo fermati e abbiamo avviato una riflessione (da remoto!) su come poter vivere in modo produttivo questo nuovo tempo, visto che ognuno di noi si sente molto responsabile delle persone che lavorano all'interno delle proprie imprese. Ci siamo accorti che, unendo le nostre competenze, avremmo potuto sviluppare un approccio integrato e strutturato allo smart working che, da opportunità da esplorare in modo graduale nel tempo, sta diventando una tappa obbligata con la quale fare i conti nei prossimi mesi. 

Questa riflessione, quindi, argomenta che l'assenza di prossimità deve diventare una leva di competitività importante per un Paese come l'Italia. Se l'assenza di prossimità è anche supportata da una strategia di business omnicanale, ossia di stretta integrazione tra dimensione offline e online, il venire meno di una delle due dimensioni (in questo caso quella offline per un dato periodo di tempo), consente comunque di preservare una base di competitività. Questa è una tematica valida per diversi aspetti del business, dalla lead generation ai processi di recruiting e ne parleremo semmai in un'altra occasione. 

Questo articolo, invece, è strutturato come segue:

 

Smart Working: chiedici più informazioni!

 

Smart working e smart collaboration: facciamo il punto

Lo smart working, buzzword del momento, è un termine che fa riferimento ad un nuovo approccio al lavoro (a new way of working) e che esprime grande coinvolgimento di chi lavora in nuove dinamiche collaborative, diffuse, asincrone e indirizzate al raggiungimento di un obiettivo comune attraverso l'uso di tecnologie digitali

Si tratta quindi di un approccio alla gestione del lavoro che mira a migliorare l'efficienza e l'efficacia nel raggiungimento di predefiniti obiettivi, combinando flessibilità, autonomia e collaborazione e ottimizzando gli strumenti e gli ambienti di lavoro. 

Lo smart working, di cui abbiamo parlato anche nell'articolo "Smart working: un’opportunità per professionisti e imprese", è quindi molto di più del lavoro da remoto e, nella sua accezione più ampia, abilita la smart collaboration. Il video che segue illustra come Apple intende questo nuovo approccio al lavoro. Gli elementi distintivi ci sono tutti: obiettivo comuneintegrazione vita - lavororapida collaborazione e comunicazione non condizionate da una rigida visione del tempo e dello spazio, supporto della tecnologia anche per staccare e per godersi un sano momento di riposo (“Ehi Siri, attiva non disturbare”).


La smart collaboration secondo Apple

 

Lo smart working così inteso si fonda su tre pilastri principali, ossia:

  • Il cambiamento culturale e comportamentale che abilita le nuove dinamiche di lavoro. Siamo di fronte ad un netto cambiamento culturale a livello manageriale perché fiducia, autonomia, delega, libertà - anziché controllo gerarchico - diventano le basi per costruire una nuova relazione di lavoro. In questo nuovo scenario il potenziale della persona è al centro dell’attenzione, ed è per questo che diventa necessario bilanciare efficienza lavorativa e soddisfazione personale. La strada più idonea sembrerebbe consistere nello sviluppo di modelli organizzativi tesi all’integrazione lavoro - vita privata. Questo non significa smettere di avere una vita privata ma, al contrario, poter essere messi nella condizione di puntare ad una soddisfazione personale che possa sovrapporre il più possibile passione, competenze e possibilità di guadagno.

    Ecco quindi perché questo nuovo modo di lavorare relativizza l’orario di lavoro, il luogo di lavoro e le stesse relazioni professionali per dare maggior rilevanza all’obiettivo e al risultato. Ci sono molti esempi a cui ispirarsi. Nel mio caso, poter rappresentare in Italia una 
    tech-company internazionale come HubSpot è stato sicuramente importante. Ecco un estratto tradotto del “Culture code di HubSpot”.

Ciò che più importa sono i risultati. I risultati importano più delle ore di lavoro. Importano più del luogo da cui lavoriamo. Importano più di quanti giorni di ferie prendiamo. Per raggiungere la vetta bisogna andare in profondità. Il talento non è abbastanza. La vetta richiede un intenso commitment.

 

  • Le tecnologie e le loro modalità di utilizzo che abilitano la condivisione di dati e di informazioni fra lavoratori, permettendo una collaborazione ibrida e integrata, svincolata dalle tradizionali logiche dell’ufficio. Gli aspetti più importanti da sottolineare in questo caso sono la disponibilità in tempo reale delle informazioni e l'accesso a tutti i dati disponibili in cloud, non sottovalutando il tema della privacy e della sicurezza.
  • La trasformazione fisica del posto di lavoro. L’evoluzione degli spazi non implica solo il cambiamento del luogo di lavoro, ma anche la possibilità di lavorare in un luogo diverso dall’ufficio a seconda della necessità. È molto di più del lavorare da casa, si tratta di poter scegliere il luogo in base allo scopo e alle esigenze. L’ufficio si trasforma in un luogo d’incontro, il posto di lavoro una scelta. Lavorare da casa può essere un’opzione così come lavorare in un co-working per sviluppare nuove relazioni. In altri termini, lo status a cui abbiamo da sempre associato l’idea di un ufficio personale cede il posto allo scopo e alla funzionalità.

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L'ufficio personale cede il posto allo scopo e alla funzionalità.

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I rischi che un’impresa potrebbe affrontare senza un approccio strutturato ed integrato allo smart working

La digital transformation sta impattando le dinamiche organizzative di impresa e, in particolare, le modalità per organizzare e coordinare il lavoro delle persone. L’assenza di prossimità è quindi una prassi già in via di sperimentazione come confermato da molte ricerche sul tema.

Secondo l’Osservatorio sullo Smart Working del Politecnico di Milano i lavoratori italiani in smart working ammontano a circa 570mila, in aumento del 20% rispetto al 2018. Sempre secondo gli stessi dati, nel 2019 le grandi imprese che hanno avviato progetti di Smart Working sono il 58% del campione indagato, in lieve crescita rispetto al 56% del 2018. Le percentuali tra le PMI sono sensibilmente più basse anche se in aumento dall’8% al 12% per progetti strutturati e dal 16% al 18%, per progetti più informali. Ciò che desta maggiori preoccupazioni è invece la percentuale di imprese disinteressate al tema che, sempre secondo l’Osservatorio del Politecnico, passa dal 38% al 51%.

Cosa cambia in questo nuovo scenario di crisi sociale ed economica?

Cambia il tempo che abbiamo a disposizione per adeguarci. Lo smart working non può più essere un’opportunità da esplorare in modo graduale nel tempo; deve diventare rapidamente un nuovo modo di concepire l’organizzazione del lavoro. Le imprese più aperte al cambiamento faranno meno fatica e potranno reagire più prontamente alle sfide a cui siamo esposti adesso. 

A quali rischi si espone un’impresa senza un approccio strutturato allo smart working?

Noi pensiamo che i principali rischi possano essere così sintetizzati:

  • dispersione e disorientamento, invece che orientamento al risultato. Senza adeguate policy e senza una fluida comunicazione interna si corre il rischio di far percepire alle persone un’assenza di guida che, invece, diventa fondamentale in momenti di crisi;
  • frustrazione e demotivazione per assenza di hard skill (Quali strumenti devo e posso usare? Come usare al meglio questi strumenti?) e soft skill (Come condividere il sapere in community digitali?; Come proteggere i dati aziendali e non esporre la stessa a rischi di cyber secutiry?; Come gestire problemi avvalendosi di strumenti digitali?; Come essere produttivi in team a distanza, stimolando l’engagement dei colleghi?; Come comunicare in modo efficace a distanza, sia in relazioni one-to-one che one-to-many?);
  • peggioramento del clima e della motivazione con possibili impatti sulle performance aziendali.

 

Un possibile percorso attuativo per rendere la smart collaboration una competenza diffusa all’interno dell’impresa

Il senso di urgenza che ha guidato il brainstorming tra la mia impresa, Great Place to Work, Gruppo YEC e LT-42 ci ha permesso di delineare un percorso attuativo per rendere la smart collaboration una competenza diffusa all’interno dell’impresa. 

Abbiamo ideato un percorso a 4 fasi così strutturato

  • Software & Cloud. L’adeguamento tecnologico è sicuramente un tema cardine per abilitare lo smart working e per favorire la smart collaboration. Esiste un’ampia gamma di tecnologie da impiegare a tal scopo. Tuttavia, il tempo a disposizione per sperimentare sembra non esserci ed è per questo che diventa utile farsi guidare nella selezione e nell’introduzione dei software essenziali all’interno di un ambiente in cloud per la condivisione delle risorse. 
  • Policy & Privacy. Siamo di fronte ad un cambiamento che per la maggior parte delle imprese sarà radicale. Tutti i progetti di change management non dovrebbero essere lasciati alla buona volontà delle persone e non dovrebbero essere guidati solo dall’intuito e dal buon senso. Per questa ragione diventa cruciale introdurre policy per: 1) regolamentare lo smart working all’interno dell’impresa, 2) disciplinare la tutela dei dati aziendali (privacy) e 3) proteggere l’impresa da potenziali rischi di cyber security
  • Apprendimento e comunicazione. Siamo di fronte ad un cambiamento che è prima di tutto culturale. Ecco perché diventa prioritario sviluppare una cultura sulle digital soft skill da diffondere all’interno di una community digitale, utile anche per favorire la comunicazione interna;
  • Performance. Se la produttività si sgancia da una rigida visione del tempo e dello spazio e si lega alla capacità di raggiungere obiettivi predefiniti, è necessario introdurre nuove modalità per misurare le performance.

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Smart Working: chiedici più informazioni!

 

I possibili benefici di un approccio strutturato ed integrato allo smart working

I vantaggi raggiungibili con lo smart working possono essere molteplici e vanno dal benessere individuale, all’incremento di produttività e fino alla riduzione degli impatti ambientali.

Una ricerca condotta da Variazioni su 12mila lavoratori tra il 2015 e il 2019 conferma questa visione e sostiene che:

  • l’aumento della produttività è confermato da oltre il 95% dei dirigenti coinvolti;
  • l’aumento della concentrazione e dell’efficienza nel lavorare in team è confermato dall’81% dei lavoratori smart;
  • l’applicazione dello smart working a poco più di 3 giorni al mese, per un’impresa di almeno 100 dipendenti può far risparmiare oltre 200mila euro all’anno (250 all’anno per lavoratore) tra buoni pasto, indennità, trasferte e così via;
  • sono circa 2.400 i chilometri risparmiati ogni anno da un lavoratore per gli spostamenti, con un evidente impatto ambientale di 270 chili di CO2 nell’aria, equivalente a 18 alberi per ciascun smart worker. A supporto di questi dati, basta osservare quelli forniti dell’ARPA sull’inquinamento in Lombardia a seguito delle restrizioni alla mobilità causate da Covid-19.

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Concentrazioni di PM10 di lunedì 2 marzo (a 10 giorni dal decreto)

  • Produttività & controllo. Gestire lo smart working in modo strutturato ed integrato aiuterà le persone ad essere produttive anche da remoto, grazie alla diffusione dei software più utili a tal scopo e offrendo loro la possibilità di poter condividere risorse utili per il proprio lavoro senza vincoli di tempo e di spazio. La modifica delle logiche per monitorare le performance sulla produttività consentirà di mantenere saldo il controllo dell’andamento aziendale.
  • Sicurezza. La gestione in sicurezza di questo cambiamento dipende dall’introduzione di policy per regolamentare lo smart working, per disciplinare la tutela dei dati aziendali (privacy) e per prevenire rischi di cyber security.
  • Serenità. Abbiamo sperimentato in questi giorni quanto l’assenza di serenità possa dipendere anche da aspetti comunicativi. Per questa ragione una comunicazione interna fluida ed immediata favorita dallo sviluppo di community digitali all’interno dell’impresa è una condizione necessaria per essere sereni in questa fase di cambiamento. Infine, per consentire alle persone di sentirsi confidenti diventa necessario promuovere la cultura del digitale attraverso lo sviluppo delle digital soft skill.

In conclusione, lo smart working e la smart collaboration sono approcci al lavoro che si rendono indispensabili per superare la crisi prodotta dall’attuale allerta sanitaria. Resteranno un asset di sviluppo cruciale anche dopo tale crisi? Sì, se introdotte con un approccio metodologico strutturato ed integrato.

Smart Working: chiedici più informazioni! 

 

Andrea Cioffi
Autore

Andrea Cioffi

Dottore di ricerca specializzato nei sistemi di misurazione delle performance, in qualità di fondatore e amministratore delegato di Digital Dictionary declina queste competenze in ambito digitale, per sviluppare soluzioni operative finalizzate a supportare le imprese a essere efficacemente presenti nei canali digitali. L’esperienza maturata in ambito digitale ha favorito la creazione di Ihealthyou, startup tecnologica innovativa, specializzata nell’indirizzare persone in cerca di cura verso le strutture più adatte in tutta Europa. È docente di Programmazione e Controllo e di Digital Communication Management presso l’Università Cattolica del Sacro Cuore. L’esperienza nella didattica ha portato a creare Enjoy Your Learning, un’associazione no profit nata con lo scopo di sperimentare innovazioni didattiche sostenibili. Partecipa ad altre associazioni no-profit di prestigio, come l’International Advertising Association di cui è vicepresidente. Insegna in master universitari ed è autore di diverse pubblicazioni su tematiche manageriali.

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