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La maggior parte delle imprese negli ultimi giorni ha dovuto prendere atto dell’allerta sanitaria e delle disposizioni del Presidente del Consiglio dei Ministri, attivando le dovute precauzioni per evitare il diffondersi del Covid-19.
In sostanza, molte aziende hanno adottato la modalità di smart working, che significa lavoro in assenza di prossimità, abbandonando lo spazio dell’ufficio.
Per quanto questa possa essere una misura positiva per i lavoratori, che ritrovano un maggior equilibrio tra lavoro e vita privata, dietro a questo modus operandi si nascondono delle insidie. Prima fra tutte, l’improvvisazione: non si può lavorare bene da remoto se non si è organizzati.
Come fare, dunque, a superare i limiti imposti dalla distanza e continuare ad essere operativi come se si fosse in ufficio? Per fortuna viene in nostro aiuto la tecnologia.
Noi di Digital Dictionary siamo abituati a lavorare da remoto e in questo articolo abbiamo raccolto alcuni degli strumenti utili per vivere lo smart working con successo, evitando di ritrovarsi impreparati:
- Applicazioni per la smart collaboration
- Applicazioni per il project management
- Applicazioni per la comunicazione in real time e lo screen sharing
1. Applicazioni per la smart collaboration
Una delle sfide più ardue per i lavoratori da remoto è quella di rimanere in contatto con il team di lavoro in modo agile. Niente messaggi su WhatsApp o telefonate sui numeri personali: ecco gli strumenti professionali per aiutarti a gestire il tutto come se tu e i tuoi colleghi vi trovaste alla stessa scrivania.
La suite di Google che memorizza i dati in cloud. Al suo interno si trovano strumenti simili a quelli di Office: Google Docs, Sheets, Slides, Moduli e così via.
Con Google Drive puoi salvare i tuoi file in un unico posto e condividerli con il tuo team, che a sua volta può modificarli. Il sistema, inoltre, tiene traccia di ogni cambiamento e ti permette di ritornare agevolmente alle versioni precedenti nel caso qualcosa vada storto.
Il consiglio in più. Più a lungo tu e il tuo team lavorate in Drive più le sue funzionalità con tecnologia IA "imparano" a prevedere (e soddisfare) le tue esigenze. Drive infatti utilizza l’Intelligenza Artificiale di Google per la gestione automatica delle "aree di lavoro" consigliate, fornendo un accesso rapido ed efficiente ai documenti che utilizzi più frequentemente.
Non ci dilunghiamo: se lavori in un ufficio sicuramente avrai già sentito parlare di Google Calendar, e magari lo usi già (o usi un software simile) per controllare il calendario dei colleghi, per capire quando sono disponibili per una riunione (o anche solo per dare una sbirciatina ai loro piani). Ovviamente, sul tuo calendario personale puoi segnare tutte le attività che ti interessano.
Il consiglio in più. Con Google Calendar, oltre alla condivisione del tuo calendario con i colleghi, puoi attivare la sincronizzazione su tablet, smartphone o altre applicazioni (ad esempio Outlook), nonché ricevere notifiche prima dell’inizio di un evento.
“Hai mai sentito parlare dello smart working? Non penso, non è qualcosa che i Jedi ti possono insegnare".
Quest’applicazione è una sorta di ufficio virtuale. Si configura come una dashboard nella quale si possono creare canali di comunicazione one-to-one, con ogni singolo collega, oppure gruppi a seconda degli interessi. Ad esempio, il team del marketing può creare il suo canale specifico, così come i sales… e tutti quanti possono averne uno “general” dove scambiarsi informazioni di servizio. Su ogni canale di comunicazione è possibile condividere file di tutti i tipi, attivare la funzionalità di ricerca per i messaggi, rispondere alle conversazioni in “thread” e ovviamente utilizzare le emoji 😃.
Il consiglio in più. Su Slack puoi scrivere anche a te stesso. Sfrutta il tuo canale personale per salvare informazioni importanti, link a risorse a cui vuoi accedere in un secondo momento, documenti che vuoi recuperare con facilità. Hai un intero canale a disposizione, privato e tutto per te!
Un software di messaggistica istantanea come WhatsApp, con la particolarità di essere compreso all’interno dell’indirizzo Gmail, e quindi visualizzabile dalla casella di posta. Ma non solo: Hangouts è anche un’app che si sincronizza su tutti i dispositivi sui quali è installata. Quindi puoi iniziare una conversazione al PC per poi continuare con lo smartphone. Inoltre, puoi inviare file e condividere informazioni in tempo reale.
Il consiglio in più. Con Hangouts puoi scrivere ai tuoi colleghi direttamente dalla chat all’interno della casella di posta: in questo modo hai la possibilità di chattare nell’app mentre stai scorrendo le tue email.
“Un nuovo modo di lavorare”, questo è il claim di Workplace. Il Facebook “per i dipendenti” è uno spazio di lavoro che assomiglia all’applicazione classica: ciascuno ha un proprio profilo e ha l’accesso a gruppi e canali di comunicazione.
Per un approfondimento puoi anche leggere l’articolo “Social Network aziendali: quali sono e come possono aiutare le imprese”.
Organizza la tua cultura aziendale su Facebook Workplace: in questo spazio i dipendenti non solo possono condividere informazioni utili, ma anche leggere e scaricare documenti riguardo all’organizzazione aziendale, i progetti in atto e tutto ciò che può essere condiviso internamente.
Il consiglio in più. Workplace è una piattaforma con numerose funzioni. Ad esempio, puoi sfruttarla per effettuare chiamate direttamente dall’app. La piattaforma ha messo a disposizione dei materiali scaricabili per aiutarti a portare Workplace all’interno della tua impresa e trarne vantaggio.
2. Applicazioni per il project management
I project manager a cui è stato richiesto di lavorare in smart working potrebbero avere delle preoccupazioni in merito alla gestione del team di lavoro e del flusso dei progetti. Niente paura! Probabilmente utilizzerai già queste applicazioni in ufficio, che si rivelano utilissime anche in caso di lavoro da remoto.
“Lavora da remoto come una rockstar!"
Asana è un'applicazione collaborativa per la gestione delle attività. Questo software ha molte funzionalità e ti permette di creare aree di lavoro, progetti (anche visualizzabili con la modalità kanban), singoli task ai quali puoi assegnare etichette, note e commenti. Quest’applicazione è progettata per facilitare il tracciamento delle attività delle persone e pianificare la gestione dei progetti.
Il consiglio in più. Su Asana puoi anche tenere traccia dei tempi di lavoro con applicazioni di terze parti che si possono integrare, come ad esempio Everhour.
Un’applicazione che ti permette di gestire i progetti con bacheche, liste e schede. In questo modo puoi organizzare e stabilire la priorità dei tuoi progetti, assegnare delle tempistiche, inserire note, commenti, allegare file e spostare le schede in apposite liste una volta completati i task. Inoltre, Trello è raggiungibile da tutti i dispositivi e si sincronizza automaticamente su ciascuno di essi.
Il consiglio in più. Forse ti farà sorridere, ma Trello è l’applicazione perfetta se sei un project manager puntiglioso che sta pensando di organizzare il proprio matrimonio! Se lo provi, devi assolutamente farcelo sapere.
3. Applicazioni per la comunicazione in real time e lo screen sharing
Spesso una telefonata non è sufficiente: c’è bisogno di vedersi e soprattutto di guardare insieme un file di testo, un’immagine, una mail. Ecco che ci vengono in aiuto le app per la comunicazione in tempo reale e la condivisione dello schermo.
Sorella dell’applicazione Hangouts di cui abbiamo parlato prima, Hangouts Meet ti permette di effettuare chiamate e videochiamate VoIP. Con questo strumento puoi anche inviare messaggi e condividere lo schermo mentre stai parlando con il tuo interlocutore. Per lavorare vicini da lontano!
Il consiglio in più. Assicurati di aver chiuso tutte le schede “compromettenti” prima di condividere lo schermo, la qualità della visione è ottima!
Una delle app più famose per le videochiamate. Sicuramente la conosci, quindi non ci dilunghiamo. Sapevi, però, che gli utenti di Skype possono chiamare numeri di rete fissa e di telefonia mobile? Si può fare utilizzando credito Skype o un abbonamento per le chiamate. Inoltre, è possibile acquistare un numero Skype (precedentemente chiamato SkypeIn) che ti consente di chiamare i tuoi clienti su Skype da un telefono fisso o cellulare.
Il consiglio in più. Su Skype puoi avviare la registrazione delle chiamate in qualsiasi momento, sia da desktop sia dai dispositivi mobili. Inoltre, puoi anche inviare denaro: con la feature “Money” puoi trasferirlo, attraverso PayPal, ai tuoi contatti su Skype.
Questa piattaforma offre diverse soluzioni: permette di avviare conversazioni video HD, audio e chat per la collaborazione in team; consente di creare “stanze” e aree di lavoro specifiche; può essere usata come sistema telefonico cloud aziendale; consente di creare webinar video e di avere diverse integrazioni di terze parti per rendere l’esperienza ancora più efficace.
Il consiglio in più. Per riunioni settimanali, check-in mensili e altre chiamate programmate regolarmente, Zoom ti permette di creare una “riunione ricorrente". In questo modo puoi salvare tutte le impostazioni di chiamata che desideri una sola volta (ad esempio schermo no, audio sì) e usarle ad ogni incontro. In più, le chiamate ricorrenti utilizzano ogni volta lo stesso URL di partecipazione, quindi non devi mai inviarne uno nuovo ai partecipanti.
In conclusione, il lavoro da remoto è una nuova modalità operativa che consente sia all’impresa sia ai collaboratori di ottenere dei benefici. Ne abbiamo parlato anche all’articolo “Smart working: un’opportunità per professionisti e imprese”.
Tuttavia, come il nostro CEO Andrea Cioffi sottolinea in “Smart working e smart collaboration: da sfida a opportunità”, questo metodo di lavoro per essere efficace deve essere ben organizzato, non lo si può improvvisare.
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