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6' di lettura

 

Facebook Workplace è una piattaforma sviluppata da Facebook progettata con l’obiettivo di favorire la connessione tra tutti i dipendenti in impresa, anche con coloro che lavorano da remoto e, di conseguenza, migliorare la comunicazione e la collaborazione all’interno delle imprese.

La piattaforma per la comunicazione interna è costruita sulla struttura di Facebook: l’interfaccia pressoché identica, le medesime modalità di creazione e condivisione dei contenuti, garantiscono l’accesso ad un ambiente estremamente familiare che riduce notevolmente le barriere all’ingresso. I dipendenti che già utilizzano Facebook nel proprio tempo libero, sanno già come interagire e come accedere alle diverse funzionalità: gruppi, chat, stanze e dirette possono essere utilizzate liberamente dai collaboratori per promuovere l’interazione e la collaborazione con il resto del team.

 

Le due realtà sono simili, ma diverse.

 

Quella di Facebook Workplace è una struttura orizzontale: tutti hanno voce in capitolo e la condivisione delle informazioni è più immediata. In questo modo è possibile rendere la comunicazione interna agile, smart e veloce. Le comunicazioni mono-direzionali cedono il passo a un dialogo partecipativo che rafforza la cultura aziendale e il senso di appartenenza.

In questo articolo vedremo:

  1. Come si usa: le funzionalità di base
  2. Come diventare un esperto con le funzionalità aggiuntive
  3. Gratis o premium? Uno sguardo ai costi di Facebook Workplace

 

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1. Come si usa: le funzionalità di base

Come accedere alla piattaforma? Ricevuta l’e-mail di invito da parte dell’azienda, accediamo alla pagina di login inserendo l’indirizzo e-mail aziendale. Una volta confermata l’e-mail, possiamo verificare se già altri colleghi hanno effettuato l’iscrizione o se, viceversa, siamo i primi ad averla completata.

A questo punto, impostiamo nome utente e password e, ultimata la registrazione, brevi video tutorial e suggerimenti per l’uso ci daranno il benvenuto.

Nella sua versione standard, Workplace ha diverse funzionalità di base:

  • News Feed: per vedere le notizie condivise dai colleghi relative all’azienda;
  • Gruppi: per creare gruppi destinati a funzioni aziendali, progetti e aree di competenza diversi;
  •  Messenger: per avviare chat 1:1 e di gruppo, video e audio conferenze;
  • Motore di ricerca interno: per facilitare la ricerca di documenti, file e post condivisi internamente.

Andiamo con ordine!

Come prima cosa dovremo completare il setup del profilo. Quindi, effettuato l’accesso, cliccando sull’icona in basso a sinistra e poi su “Visualizza profilo”, sarà possibile caricare un’immagine del profilo e di copertina e modificare le informazioni personali.

Acquisita una propria identità, possiamo cominciare a esplorare le risorse interne alla piattaforma. Nella barra di ricerca in alto, è possibile cercare colleghi, post, commenti ai post, file, gruppi ed eventi, ma ricorda: solo i tuoi colleghi possono cercare e vedere i contenuti che pubblichi e non è possibile cercare documenti condivisi internamente a un gruppo.

Un’altra funzionalità utile è l’Area Risorse per rimanere sempre aggiornati: un luogo pensato per creare, archiviare e condividere contenuti statici (ad esempio, le normative delle Risorse umane). Al pari delle conversazioni in chat, dei post nei gruppi e dei video in diretta, facilita l’accesso ai contenuti condivisi dall’azienda.

Nella sezione Notizie, invece, sono raccolti tutti gli aggiornamenti di stato, foto, video, link, commenti, storie e likes. I contenuti presenti nel feed dipendono principalmente dai gruppi di cui facciamo parte, dai colleghi che seguiamo e, al pari di Facebook, dalle attività che svolgiamo.

 

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2. Come diventare un esperto con le funzionalità aggiuntive

Facebook Workplace non si ferma alle funzionalità di base… non ci resta quindi che scoprire quelle per diventare super user! Vediamo insieme le principali funzionalità:

 

Creare i gruppi: in che modo?

Tre sono le tipologie principali:

  1. Comunicazioni dall’alto verso il basso e viceversa: trasferire tutte le e-mail in un unico gruppo permette ai dipendenti di fornire feedback tempestivi in risposta alle comunicazioni dell’azienda;
  2. Comunicazioni per team: creare un gruppo per ogni team aziendale facilita la gestione delle attività giornaliere e migliora la collaborazione;
  3. Collaborazione interfunzionale: incoraggiare la comunicazione tra le diverse funzioni aziendali e/o aree geografiche aiuta a sviluppare una base di conoscenze condivise incrementando anche la coesione aziendale.

Nella creazione di un gruppo, si può scegliere se renderlo aperto, chiuso o segreto controllando così l’accesso ai contenuti che vengono pubblicati al suo interno. Anche la pubblicazione dei contenuti può essere soggetta a limitazioni: è possibile modificare i permessi di pubblicazione dei post scegliendo se a pubblicare sia “chiunque all’interno di [TeamA]”, “chiunque nel gruppo” o “solo l’Admin”. In aggiunta, è possibile richiedere l’approvazione dell’amministratore per tutti i nuovi messaggi.

Nulla cambia rispetto a Facebook nella personalizzazione e nell’utilizzo in sé del gruppo: foto di copertina, notifiche, sondaggi, album fotografici, lancio di un evento su Facebook o di un video in diretta.

 

Workplace Chat: come inviare un messaggio?

Con questa funzionalità, è possibile scambiare non solo messaggi di testo, ma anche file, immagini, video, reazioni ai messaggi, emoji e gif. L’aspetto più interessante è quello relativo alla sincronizzazione della chat per i gruppi: dalle impostazioni del gruppo è possibile sia creare una nuova chat sia collegarne una già esistente.

Con Workplace Chat è possibile anche chiamare o videochiamare una persona o un gruppo.

E a proposito di videochiamate… conoscevi Facebook Rooms?

Grazie a questa funzionalità, è possibile videochiamare un collega di Workplace o videochattare con un massimo di 50 persone alla volta. Le stanze di Workplace Rooms sono aperte a tutti coloro i quali hanno il link per accedervi, ma in qualità di organizzatore si può limitarne gli accessi anche una volta avviata la riunione (per farlo, sarà sufficiente chiudere la stanza cliccando sull’icona del lucchetto), così come rimuovere i partecipanti. In qualsiasi momento è inoltre possibile rigenerare il link d’invito rendendo quello precedente non più funzionante.

E con Facebook Live non mancano le opportunità per fare anche le dirette: come?

Con Facebook Live è possibile sia condividere un video in diretta all’interno di un gruppo sia nel corso di un evento. Per poterla lanciare sarà necessario creare un evento su Facebook che può essere privato o della community: in entrambi i casi, l’amministratore di un gruppo può invitare fino a 5.000 colleghi, viceversa massimo 250.

 

Integrazioni: quali sono gli strumenti esistenti?

Da Office 365 a Google Suite, Dropbox, Salesforce e SharePoint: sono oltre 50 le integrazioni con i servizi cloud che facilitano il flusso di lavoro per i dipendenti rendendo più efficace la gestione del lavoro. Cliccando su “Integrazioni”, si aprirà una finestra con una lista di servizi e strumenti a cui può essere richiesto l’accesso all’organizzazione.

 

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3. Gratis o premium? Uno sguardo ai costi di Facebook Workplace

Come ogni piattaforma che si rispetti, anche Workplace ha una versione free e una a pagamento. Dopo un periodo di prova gratuito di 30 giorni, si può scegliere un piano tariffario ad hoc. Per iniziare, Workplace stesso suggerisce il piano Core a cui, eventualmente, integrare componenti aggiuntivi. Il piano prevede un costo di circa € 3,50 a persona, al mese, e include le funzioni tradizionali, quali: gruppi, video in diretta, area risorse e integrazioni con le piattaforme più popolari (Office 365 e Google Workspace). Personalizzare l’esperienza è semplice!

Al piano base è possibile aggiungere diversi componenti, per ciascuno il costo sarà di circa €2,00 a persona, al mese. Ad esempio:

  • Funzioni per le organizzazioni con esigenze di gestione e assistenza più sofisticate, come l’assistenza prioritaria dei clienti e più opzioni di accesso;
  • Applicazione della tecnologia peer-to-peer migliorata ai video in diretta, con la possibilità di effettuare lo streaming per grandi gruppi di pubblico riducendo l’impatto sulla rete.

 

Facebook Workplace si dimostra un valido alleato nel rafforzare la cultura aziendale e incrementare la connessione del personale aumentando il coinvolgimento interno all’impresa e rendendo al tempo stesso più intima l’azienda.

Il suo bacino di offerta lo rende adatto a diversi settori: con Workplace, nel mondo farmaceutico, AstraZeneca ha creato una community di 64.000 persone connesse mentre in ambito finanziario, RHB ha raggiunto un aumento del coinvolgimento dei dipendenti pari al 40%.

Ma i casi d’uso non mancano… vieni a scoprire come Facebook Workplace ha cambiato anche la nostra azienda: ne abbiamo parlato all'interno dell'articolo Facebook Workplace: come cambia la comunicazione interna in impresa

 

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