Smart working: il ruolo e le sfide della funzione HR

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Quante volte avete sentito dire a un vostro amico o collega “domani lavoro da casa” o “domani vado in uno spazio di co-working” o ancora “la prossima settimana lavoro dalla casa in montagna di mia cugina”? 

Probabilmente sarà capitato anche a voi di pronunciare una frase simile se lavorate all’interno di un'impresa che sta mettendo in atto un progetto di smart working (per scoprire come diffondere la cultura dello smart working in azienda si rimanda all'articolo Smart Working e Smart Collaboration: da sfida a opportunità.

In questo articolo parleremo di:

• Smart Working: la definizione del Ministero
• Qual è il ruolo della funzione HR all’interno dello smart working?
• Quali sono le principali sfide per il personale HR in tema di smart working?
• Come prepararsi allo smart working in azienda? Ci pensa Digital Dictionary!

Smart Working: la definizione del Ministero

Secondo la definizione data dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, lo smart working (o lavoro agile) è:

una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall'assenza di vincoli orari o spaziali e un'organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro 

La definizione del Ministero prosegue sottolineando come il lavoro agile sia una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.

Lo smart working è infatti un termine che fa riferimento ad un nuovo approccio al lavoro e che prevede la definizione di nuove dinamiche collaborative finalizzate al conseguimento di obiettivi condivisi grazie alle tecnologie abilitate dalla digital transformation. 

Lo smart working, di cui abbiamo parlato anche all'articolo "Smart working: un’opportunità per professionisti e imprese", è molto più del semplice lavoro da remoto con notevoli benefici tra cui l'aumento della produttività, l'impatto ambientale decisamente ridotto e l'aumento della concentrazione e dell'efficienza nel lavorare in team. 

Qual è il ruolo della funzione HR all’interno dello smart working?

Prima ancora che tecnologico, quindi, lo smart working è un importante cambiamento culturale: si tratta di un nuovo modo di intendere il lavoro e, di conseguenza, è l’approccio dei lavoratori alla propria attività lavorativa che va radicalmente ripensato. 

Ecco perché una delle funzioni aziendali chiave per l’implementazione di un progetto di smart working è proprio quella delle Risorse Umane: è compito dell’HR, infatti, recepire le indicazioni da parte del top management aziendale e fornire ai lavoratori tutte le informazioni e le linee guida necessarie per trasformarsi in veri e propri smart worker.

La Direzione HR, quindi, può ricoprire il ruolo di agente e facilitatore del cambiamento guidando la diffusione del­ lavoro agile in azienda. Per fare ciò è sicuramente necessario diffondere innanzitutto una cultura di base sul fenomeno e sulle implicazioni che questo ha sull’attività del lavoratore, ma anche una nuova cultura manageriale che fa dei concetti di responsabilizzazione, valutazione e delega i propri principi cardine.

Quali sono le principali sfide per il personale HR in tema di smart working?

Riuscire a introdurre e diffondere una nuova cultura aziendale non è certo un’impresa di poco conto: la resistenza al cambiamento è uno dei tratti più connaturati all’essere umano e modificare un approccio al lavoro maturato nel corso di anni di esperienza non è qualcosa che accade dall’oggi al domani.

Ecco che le principali sfide in cui il personale HR si imbatte nello sviluppo di un progetto di smart working possono essere sintetizzate come segue:

1. Agevolare l’empowerment delle risorse - affinché un progetto di smart working abbia successo è necessario che a tutte le persone coinvolte sia ben chiaro che lavoro agile non vuol dire semplicemente lavorare da casa, ma implica il raggiungimento degli obiettivi prefissati attraverso una combinazione di flessibilità, autonomia e collaborazione. In questo caso il compito delle Risorse Umane è di coinvolgere i dipendenti nelle decisioni, responsabilizzandoli e stimolandoli a proporre, per esempio, miglioramenti nelle modalità di organizzazione del lavoro in questa nuova epoca affinché questi si sentano protagonisti del cambiamento piuttosto che fruitori passivi.
   
2. Integrare le nuove generazioni con quelle più navigate - la Generazione Y, o persino la Generazione Z, non solo sono naturalmente predisposte all’utilizzo di strumenti digitali per gestire la propria attività lavorativa e tutto il flusso di comunicazioni a questa collegato, ma si sentono anche meno ancorate a un luogo fisso per portare avanti la propria attività. Viceversa, la Generazione X o quella dei Baby Boomers, potrebbero sentirsi disorientate all’interno di un contesto lavorativo in cui l’ufficio in cui hanno trascorso anni e anni non rappresenta più il cuore pulsante della propria attività lavorativa quotidiana. A tal proposito il compito delle Risorse Umane è di favorire l’integrazione tra questi due differenti approcci al fine di rendere la transizione verso lo smart working il meno traumatica possibile per l’intera popolazione aziendale;
   
   
3. Evitare l’isolamento sociale - uno dei rischi legati allo smart working è quello di trasformare i lavoratori in individui che vivono il proprio lavoro come un’attività profondamente individuale - da svolgere nel silenzio della propria casa o nella tranquillità di una location extraurbana - isolandosi così dal resto dell’organizzazione. In questo caso il compito della funzione HR è di educare i dipendenti all’utilizzo degli strumenti appropriati che permettono di mantenere costantemente aperto il canale comunicativo, per esempio, con il resto del team di lavoro in modo da arginare il più possibile il rischio dell’isolamento sociale che “l’assenza” dallo spazio di lavoro tradizionale potrebbe causare.

Come prepararsi allo smart working in azienda? Ci pensa Digital Dictionary!

È dunque evidente che diffondere la giusta cultura in azienda sia fondamentale per il successo di un progetto di smart working e Digital Dictionary ha la soluzione giusta per approfondire la conoscenza di questo fenomeno: un percorso di in-formazione continua che prevede momenti di confronto e dibattito in aula e - tra un incontro e un altro - la condivisione di contenuti di approfondimento tramite la nostra piattaforma di gamification.

Se i contenuti erogati tramite la piattaforma di gamification serviranno da approfondimento e da rinforzo in riferimento all’ampio tema dello smart working, gli incontri in aula o virtuali saranno focalizzati sul confronto e sul dibattito su tematiche importanti della Digital Transformation che hanno una ricaduta fondamentale sullo smart working.

Dal digital mindset (per saperne di più vi invitiamo a leggere l’articolo Di Mindset e cambiamento: come sfruttare al massimo le opportunità della digital transformation) alla virtual communication (per un approfondimento si rimanda all’articolo Virtual Communication: come svilupparla con Digital Dictionary), passando per il digital team working (abbiamo già affrontato questo tema all’interno dell’articolo Digital Team Working: come Digital Dictionary ti aiuta a portarlo in azienda): tre digital soft skill essenziali per uno smart worker e che sono oggetto del corso sullo smart working curato da Digital Dictionary.

Quindi, come sviluppare la conoscenza degli elementi essenziali che possono permettere la diffusione di un’appropriata cultura per favorire dinamiche di smart working in azienda? Ci pensa Digital Dictionary con il percorso di formazione sullo Smart Working! Vuoi saperne di più?