Assessment aziendale: come applicare l'assessment nel mondo lavorativo

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Ogni giorno le organizzazioni si confrontano con processi di selezione che, a volte, possono risultare estremamente complessi a causa della differenza tra le competenze dei candidati e le competenze per lavorare bene in quell’organizzazione.

Non sempre si tratta di formarsi e aggiornarsi, può capitare che il disallineamento sia dovuto ad una scarsa capacità di comprendere fino in fondo quali persone ci servono e che tipo di valore possono portarci.

Il processo di selezione è solo un esempio per capire come, di fronte a ruoli e imprese che aumentano la loro complessità per fronteggiare le richieste del mercato, vi sia necessità di definire al meglio quali competenze, quali processi e attività siano legati a ciascuno.

In che modo possiamo definire questi aspetti? Usando un assessment, ossia una fotografia del “qui ed ora” organizzativo e/o individuale, che ci permette di vedere come distribuire e gestire con maggiore efficacia le risorse che abbiamo a disposizione.

Per questo nell’articolo parleremo di:

1. Assessment aziendale e individuale: differenze e scopi
2. Gli strumenti per l’assessment in impresa: tipologie e funzioni 
3. Dall’assessment in impresa all’assessment individuale 
4. Digitalizzazione e assessment

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1. Assessment aziendale e individuale: differenze e scopi

Gli strumenti che si possono utilizzare per realizzare un assessment individuale sono molti, ciascuno ci consente di comprendere al meglio quanto una persona possa rispondere alle attese che un’organizzazione ha rispetto ad un ruolo specifico.

Spesso, però, le organizzazioni stesse non conoscono a priori le competenze sulle quali andare a svolgere le indagini, si affidano alle competenze dell’assessor coinvolto nell’analisi dei candidati (per un approfondimento vi invitiamo a leggere l’articolo “Assessment e self assessment”).

Per assolvere a questo problema è utile progettare degli assessment aziendali, ossia delle analisi che vanno a mappare processi, posizioni professionali, competenze o flussi di lavoro o comunicazione.

Questo tipo di attività, da scegliersi in funzione dell’obiettivo dell’analisi, consente di individuare gli elementi di valore e gli eventuali nodi sui quali indagare ulteriormente per migliorare la qualità del lavoro delle persone.

L’assessment aziendale si distingue da quello individuale perché l’obiettivo dell’analisi è quello di comprendere meglio la struttura stessa dell’organizzazione e il disegno sul quale si fondano le attività. Non vi è interesse a valutare le persone e la loro prestazione!

Quando si intraprende questo tipo di analisi l’organizzazione può scegliere di procedere su piani di indagine differenti a seconda di cosa vuole mappare, vediamo alcuni esempi:

• mappatura di competenze: assessment aziendale utile a comprendere quali sono le competenze fondamentali e specifiche di ciascun ruolo per poter lavorare con efficacia in azienda.
• analisi di flussi o processi: assessment che ha lo scopo di capire come è organizzata una parte dell’organizzazione o l’intera azienda al fine di individuare elementi e passaggi che possono essere resi più efficaci ed efficienti migliorando così la qualità del lavoro.
• analisi di ruoli e posizioni professionali: attività di assessment che prevede di comprendere quali siano le principali caratteristiche, responsabilità e possibilità di interazione di ciascun ruolo all’interno dell’organizzazione al fine di fornire all’impresa gli strumenti per definire delle job description attuali e complete.
• assessment dei bisogni formativi: laddove non sia presente una raccolta dei bisogni strutturata l’assessment è uno strumento utile per raccogliere le esigenze dell’intera organizzazione e definire un piano di intervento sistemico e contestuale..

Vediamo quindi come le persone sono ovviamente sempre coinvolte ma, rispetto all’analisi del singolo, in questi casi si fa prevalere l’analisi di come le singole persone interagiscono all’interno dell’organizzazione.

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2. Gli strumenti per l’assessment in impresa: tipologie e funzioni 

Lo strumento “principe” per condurre qualunque tipo di assessment è l’intervista attraverso la quale incontriamo le diverse persone che compongono l’organizzazione per comprendere meglio cosa fanno, come lo fanno, quali competenze mettono in campo per raggiungere i risultati a loro assegnati.

L’intervista è uno strumento fondamentale perché, se ben progettata, consente di esplorare al meglio l’oggetto di indagine e permette anche di raccogliere elementi aggiuntivi che possono arricchire e implementare l’analisi che stiamo compiendo.

Per realizzarla al meglio è bene che tutti gli intervistatori coinvolti siano allineati rispetto all’obiettivo da raggiungere e alla linea da seguire così da ottenere lo stesso tipo di informazioni da tutti gli intervistati.

Nel momento in cui il numero di interviste dovesse essere eccessivo o nel momento in cui avessimo necessità di approfondire o validare alcuni aspetti possiamo sfruttare la metodologia del focus group. 

Questa metodologia nasce negli anni ‘40 nell’ambito della psicologia sociale e trova tra i suoi maggiori promotori Kurt Lewin e Robert King Merton. Il focus group prevede che 8/10 persone partecipino ad un incontro in cui un facilitatore proporrà dei topic che necessitano di essere approfonditi. Il gruppo avrà lo scopo di esprimere liberamente la propria visione sugli stessi così al fine di raccogliere un grande numero di informazioni qualitative sulle quali poi verranno estrapolati gli elementi di analisi. Una delle tecniche utilizzabili è quella del topic guide di Krueger che prevede la scelta di tematiche attorno alle quali i partecipanti al focus group ragioneranno.

Per condurre questo tipo di “interviste di gruppo” è fondamentale saper gestire correttamente la relazione con e tra i partecipanti, mediando e facilitando la partecipazione di tutti.

Un altro strumento che è possibile usare per la mappatura di flussi e processi sono le matrici: in questo caso si definisce “chi fa cosa” chiedendo agli intervistati di disegnare, attraverso post it posizionati su diversi cartelloni, le specifiche attività che svolgono e i ruoli e le responsabilità previste per ciascuno.

3. Dall’assessment in impresa all’assessment individuale 

Come abbiamo potuto vedere l'assessment in impresa serve a comprendere meglio l’organizzazione e il disegno che la sostiene nelle sue attività.

A valle di questi interventi è possibile e utile chiedersi quali sono le persone che per competenze e caratteristiche personali possono ricoprire i diversi ruoli. Nella pratica si cerca di facilitare ciascuno inserendolo in quei ruoli che al meglio rispecchiano le competenze possedute, o si attivano corsi di upskilling o reskilling laddove sia necessario un aggiornamento professionale.

L’assessment individuale può quindi essere utilizzato in diverse occasioni: dall’analisi del potenziale di persone che mostrano caratteristiche di particolare valore nello svolgere il proprio lavoro, all’analisi delle posizioni per comprendere, in base alla mappa delle competenze aziendali, quale formazione o supporto serva alle persone affinché svolgano al meglio il proprio ruolo.

Realizzare assessment sull’organizzazione non implica necessariamente realizzarli sulle persone e viceversa.

Si tratta di due attività che possono funzionare bene sia quando realizzate in modo del tutto slegato una dall’altra, sia quando agite in modo strutturato e sinergico, tutto sta nel definire con chiarezza per quale scopo vogliamo realizzare l’attività di valutazione.

4. Digitalizzazione e assessment

Il processo di trasformazione che ad oggi ha coinvolto moltissime imprese ha portato spesso a grandi possibilità di modificare la propria routine lavorativa introducendo strumenti che la rendono veloce, flessibile ed efficace.

Per far sì che tutti gli strumenti che il digitale ha portato e porterà nelle nostre organizzazioni diventi davvero funzionale è necessario fare il punto su due aspetti: quali strumenti sono stati introdotti e che impatto hanno sulle attività, quali competenze le persone devono mettere in campo per adattarsi alle nuove modalità di lavoro.

Per queste ragioni combinare le due tipologie di assessment (aziendale e individuale) potrebbe portare grandi vantaggi.

Con l'assessment aziendale l’impresa avrebbe l’opportunità di mappare più elementi:

• flussi e processi al fine di comprendere in che modo gli strumenti possono rendere più efficace e fluida l'attività lavorativa;
• comunicazione per valutare come migliorare la comunicazione interna sfruttando al massimo la nuova tecnologia;
• formazione per capire quali nuovi bisogni emergono a valle dei nuovi modi di lavorare e dell'introduzione dei tool.

Per finalizzare l’attività infine, sarebbe utile comprendere qual è il livello di competenza e conoscenza del mondo del digitale tra i dipendenti. Con un assessment che ha quale scopo quello di misurare la maturità digitale in impresa (per un approfondimento consigliamo la lettura dell’articolo “Maturità digitale cos’è e come si misura”)  si avrebbe la possibilità di coniugare bisogni formativi con gap reali da colmare andando a generare un “perfect match” dal punto di vista dell’organizzazione.

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L’assessment, di qualunque tipologia esso sia, ci consente di ricevere una mappa approfondita del contesto o delle persone che lo compongono e questo ci permette di agire al meglio le politiche di sviluppo per le persone, l’introduzione di strumenti, l’abilitazione di nuovi processi per facilitare le attività.

Per fare questo abbiamo necessità di individuare con chiarezza lo scopo della nostra attività, l’obiettivo specifico che vogliamo indagare al fine di costruire l’insieme di prove più efficaci per raccogliere le informazioni e, non da meno, di selezionare le persone giuste per coinvolgerle nelle attività.

Vediamo quindi che l’assessment mostra il suo valore principale nell’essere un vero e proprio “contenitore privo di contenuto”: una metodologia che si presta alle analisi più disparate semplicemente sfruttando prove e approcci differenti in funzione dell’obiettivo.